Reconciliation
Qu'est-ce que la reconciliation ?
La reconciliation, signifie littéralement « conciliation ». Dans le contexte des systèmes informatiques, elle consiste à comparer des données similaires stockées, utilisées et traitées dans plusieurs systèmes. La reconciliation recherche les incohérences et les corrige afin de garantir l'utilisation de données exactes partout. Nous l'expliquons plus en détail ci-dessous et, en tant que fournisseur de solutions IAM, nous abordons également l'utilisation de la La reconciliation pour votre gestion des identités.
Pourquoi effectuer une reconciliation ?
La reconciliation est importante lorsque vous gérez des données dans plusieurs systèmes informatiques ou bases de données et souhaitez vérifier que les données utilisées sont cohérentes.
Prenons l'exemple d'une entreprise disposant de différents systèmes de vente, tels qu'une boutique en ligne, un système de point de vente et une plateforme CRM. Chaque système stocke des données sur l'assortiment et les prix. Les données actuelles sont envoyées quotidiennement depuis un serveur central. Des problèmes de synchronisation peuvent alors survenir, alors qu'il est naturellement essentiel d'utiliser à tout moment les bonnes données dans chaque système. Il est donc important d'effectuer régulièrement un rapprochement afin de garantir la cohérence des données dans les différents systèmes de vente. De la même manière, il peut être nécessaire, pour les processus de sauvegarde et les projets de migration, de vérifier que les données copiées et les données d'origine sont identiques. La reconciliation permet de détecter et de corriger les écarts dans tous ces cas.
Dans les exemples ci-dessus, il s'agit encore très simplement de comparer directement des données identiques. Cependant, la reconciliation concerne plus souvent différents processus et systèmes contenant des données différentes, dont les résultats doivent néanmoins être cohérents entre eux. Pensez, par exemple, à divers processus administratifs. Si vous enregistrez les bons de commande d'une entreprise dans un système, ces données doivent être manifestement cohérentes avec les factures d'achat reçues dans un état des comptes fournisseurs. De manière similaire, les données de vente de différents responsables commerciaux doivent pouvoir être rapprochées de la comptabilité clients. La difficulté réside dans le fait que ces données sont créées à différents moments. Un responsable commercial créera immédiatement une confirmation de vente, tandis que la facture correspondante ne sera envoyée qu'après la livraison. Une commande peut également entraîner plusieurs factures, ou inversement, plusieurs commandes peuvent être regroupées sur une seule facture. Ces rapprochements financiers et administratifs sont donc souvent très complexes, ce qui explique leur importance dans les systèmes financiers et ERP modernes.
Comment fonctionne la reconciliation ?
Nous décrivons ci-dessous notre approche de la reconciliation dans HelloID. Commençons toutefois par examiner le fonctionnement général de la reconciliation. Il existe plusieurs méthodes, dont voici quelques exemples :
Rapprochement manuel : la forme la plus simple consiste à comparer manuellement, ou à l'aide de feuilles Excel simples, les données de deux systèmes ou bases de données, puis à corriger manuellement les écarts. Cette option n'est naturellement utilisable que pour de petits systèmes peu critiques contenant peu de données.
Rapprochement automatisé : les outils logiciels ou les scripts permettent de comparer facilement de grands volumes de données et d'identifier les différences. Le résultat se présente sous forme de listes d'écarts.
Rapprochement basé sur des règles : en ajoutant diverses règles à vos outils de reconciliation, vous pouvez non seulement comparer intelligemment les données, mais aussi permettre aux administrateurs de corriger les écarts, par exemple en un seul clic. Le système propose des suggestions que vous pouvez accepter ou refuser.
Ces exemples sont élémentaires, mais il existe de nombreuses variantes selon l'application et les objectifs. Vous pouvez, par exemple, comparer les données actuelles avec des données de sauvegarde ou d'audit afin d'identifier facilement les modifications récentes. Vous pouvez également automatiser le processus de rapprochement afin qu'une comparaison soit réalisée quotidiennement ou hebdomadairement. Pour les très grands ensembles de données, vous pouvez traiter chaque jour un lot de données différent et ainsi contrôler régulièrement l'ensemble des données sur une période donnée.
Comment procédons-nous ?
Comment abordons-nous la reconciliation au sein de notre plateforme IAM HelloID Provisioning ? Nous devons d'abord examiner le rôle exact de HelloID Provisioning, puis nous nous concentrerons sur le processus de rapprochement.
Les fonctionnalités de HelloID Provisioning
Notre plateforme rationalise et automatise la gestion des comptes utilisateurs et des droits d'accès pour les organisations. Son fonctionnement est globalement le suivant :
HelloID Provisioning est généralement connecté à un ou plusieurs systèmes sources, tels qu'un système RH ou un système de gestion des dossiers élèves. La plateforme reçoit de ces systèmes des informations à jour sur les utilisateurs, leur fonction ou rôle au sein de l'organisation, ainsi que d'autres attributs pertinents, tels que leur service ou leur lieu de travail.
HelloID Provisioning utilise ces données pour déterminer, sur la base de règles métier, les comptes utilisateurs et les droits d'accès dont chaque utilisateur a besoin.
HelloID Provisioning est ensuite connecté, à l'aide de connecteurs, à un ou plusieurs systèmes cibles, tels qu'Entra ID, un système CRM, etc. HelloID Provisioning envoie des demandes à ces systèmes afin de créer les comptes et droits d'accès requis pour les utilisateurs.
Cette fonctionnalité de provisionnement vous permet de gérer automatiquement la majeure partie des comptes et des droits d'accès. Lorsqu'une personne change de rôle, HelloID Provisioning met automatiquement à jour les comptes et les droits. Les départs d'utilisateurs et l'intégration de nouveaux utilisateurs sont également traités automatiquement. HelloID propose en outre un module Service Automation pour gérer les exceptions individuelles. Par exemple, lorsqu'un analyste métier a temporairement besoin d'une licence Adobe pour un projet spécifique.
La reconciliation dans la gouvernance HelloID
Les fonctionnalités ci-dessus automatisent l'attribution et la gestion des comptes et des droits d'accès, afin de vous permettre de maîtriser votre gestion des identités. HelloID propose également des fonctionnalités de gouvernance. Il s'agit d'outils permettant de surveiller la conformité, d'optimiser davantage la gestion des identités et de corriger les incohérences apparues. Vous conservez ainsi cette maîtrise. La fonctionnalité de rapprochement, qui permet de corriger les écarts entre les données enregistrées dans HelloID Provisioning et l'état actuel des systèmes cibles connectés, joue un rôle important à cet égard.
À cette fin, HelloID Provisioning peut importer les paramètres de ces systèmes cibles et les comparer aux données enregistrées dans HelloID Provisioning. Vous pouvez ainsi notamment identifier les comptes, droits d'accès et attributs spécifiques enregistrés comme « gérés » dans HelloID Provisioning, mais qui ne sont pas activés dans les systèmes cibles sous-jacents. Ou inversement, quels comptes et droits d'accès sont présents dans des systèmes cibles spécifiques, mais ne sont pas encore gérés depuis HelloID Provisioning ?
Un rapport est créé à partir de ces écarts et HelloID Provisioning vous aide à les résoudre. Vous pouvez ainsi nettoyer l'historique et les données inutiles présents dans les systèmes cibles, intégrer dans HelloID Provisioning des comptes créés localement, tels que les comptes de service, et corriger les écarts imprévus entre HelloID Provisioning et les systèmes cibles. Ce rapport vous permet également d'identifier des axes d'amélioration afin d'optimiser davantage vos règles métier.
Une meilleure conformité grâce à la reconciliation
La reconciliation vous aide directement dans la mise et le maintient de votre conformité aux directives de protection de la vie privée telles que le RGPD, aux normes de sécurité de l'information telles que l'ISO 27001, ainsi qu'à la certification HAS qui en découlent. Il est en effet essentiel de pouvoir démontrer que les données utilisées dans les processus et systèmes de gestion reflètent de manière fiable les paramètres des systèmes opérationnels.
HelloID Provisioning crée, sur la base de règles métier, une vue administrative unique de tous les comptes et droits d'accès gérés. Nous appelons également cela la situation SOLL. La fonctionnalité de reconciliation vérifie ensuite que cette situation SOLL souhaitée correspond bien à la situation IST, c'est-à-dire aux comptes et droits d'accès réellement créés dans les différents systèmes cibles. Nous établissons ainsi un retour d'information complet à 360 degrés entre HelloID Provisioning et les systèmes connectés. Comme nous enregistrons également automatiquement toutes les modifications apportées aux comptes et aux droits à des fins de journal d'audit, vous pouvez maintenir la conformité de HelloID Provisioning avec la législation et la réglementation en vigueur.
Perspectives d'avenir de la reconciliation IAM
HelloID continue de développer la fonctionnalité de reconciliation. Vous trouverez les plans concrets sur notre feuille de route. Parallèlement, nous réfléchissons déjà aux innovations futures autour de ce sujet. Le rapprochement nous permet aujourd'hui d'identifier facilement les incohérences entre HelloID et les systèmes cibles. Vous disposez également d'options permettant de résoudre une telle incohérence en un seul clic. Vous pouvez, par exemple, créer une exclusion pour un compte local non géré afin de le gérer. Pour un compte géré par HelloID qui n'est pas actif dans un système cible, vous pouvez également forcer les paramètres en une seule action.
Le défi consiste encore à déterminer la bonne solution. Dans quels cas pouvez-vous intégrer un compte dans la gestion et dans quels cas devez-vous le supprimer ? C'est un domaine dans lequel nous espérons mieux aider les administrateurs à l'avenir grâce à l'intelligence artificielle, IA, et au machine learning. Nous présentons deux scénarios d'exemple :
Un compte non géré peut être supprimé
Supposons qu'un administrateur ait autrefois créé un compte CRM local pour une collaboratrice nommée Petra Jansen, parce qu'elle n'avait pas d'accès standard avec son rôle mais devait régulièrement remplacer des collègues. Son rôle officiel a ensuite été modifié et un compte a été créé automatiquement via HelloID. Le compte précédemment créé et non géré est désormais superflu. Lors de votre rapprochement, vous découvrez ce compte non géré, mais comment établir dans ce cas le lien entre le compte « officiel » de Petra et ce compte devenu superflu ? Cela est particulièrement difficile si des fautes de frappe ont été commises dans les données de nom, ou si Petra travaillait auparavant comme consultante externe et dispose désormais d'un contrat fixe avec une autre adresse e-mail. Elle peut également s'être mariée et avoir modifié ses données de nom, etc.
Il s'agit d'une énigme complexe pour l'administrateur. Il est alors très utile de recevoir des suggestions automatiques via un tableau de bord de rapprochement intelligent. Par exemple, que Petra Janssen ou Petra Benali sont probablement la même personne que Petra Jansen. Nous pouvons déjà très bien identifier les simples fautes de frappe, mais des techniques telles que le « fuzzy matching » et d'autres solutions basées sur l'IA permettent également de détecter les correspondances moins évidentes. Cela inclut une correspondance possible entre deux comptes aux noms totalement différents, mais présentant des similitudes dans les caractéristiques utilisateur enregistrées dans les données de journalisation.
Inversement : gérer un compte non géré en tant qu'exclusion
L'inverse est également possible. Supposons que Petra continue d'assurer les remplacements dans le service et que l'organisation accepte qu'elle continue à utiliser le compte créé localement à cette fin. Dans ce cas, ce compte est identifié comme non géré dans chaque rapport de reconciliation. Aucune correspondance possible avec un autre compte n'est trouvée et, après concertation, l'administrateur créera une exclusion, par exemple pour trois mois. Après quelques exécutions de reconciliation, l'intelligence artificielle identifie ce modèle et la plateforme proposera désormais cette exclusion comme suggestion, accompagnée d'une brève explication. L'administrateur n'aura plus qu'à la confirmer.
Vous pouvez ainsi imaginer comment des algorithmes d'IA intelligents et le machine learning nous permettent de mieux synchroniser les liens entre les différentes données des systèmes sources, des systèmes cibles et, au centre de l'ensemble, de votre environnement IAM. Nous pouvons identifier plus rapidement les anomalies et proposer des suggestions d'amélioration plus pertinentes. Nous aidons les administrateurs non seulement à corriger les données de compte et les droits d'accès, mais aussi à optimiser continuellement leurs règles métier. Il ne s'agit là que d'un exemple d'algorithmes de reconciliation IAM toujours plus avancés.
En savoir plus sur notre reconciliation IAM ?
Vous constatez qu'avec la fonctionnalité de reconciliation, vous pouvez professionnaliser davantage la gestion de vos comptes et de vos droits, ainsi que détecter et corriger les écarts entre vos systèmes cibles et la base de données centrale HelloID. Elle constitue donc un élément important de votre fonctionnalité de gouvernance HelloID. Vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation du module de gouvernance en général ou sur la fonctionnalité de rapprochement en particulier ? Consultez notre page sur la gouvernance.