Elari
De Elari Target Connector koppelt Elari (voorheen ProActive en Spend Cloud) via de Identity & Access Management (IAM)-oplossing HelloID van Tools4ever als doelsysteem aan je bronsystemen. Zo automatiseert de connector het beheer van zowel accounts als toegangsrechten in Elari, heb je naar dit proces geen omkijken en voorkom je menselijke fouten. In dit artikel lees je meer over de Elari Target Connector, de mogelijkheden die deze connector biedt en de voordelen.
Wat is Elari
Elari, voorheen bekend als ProActive en Spend Cloud, is software waarmee je het volledige traject van inkoop tot betaling binnen jouw organisatie beheert. Je kunt met de oplossing ook kleinere bedrijfsuitgaven van medewerkers beheren, waarvoor zowel declaratiesoftware als slimme betaalpassen beschikbaar zijn. Elari centraliseert en automatiseert zo het beheer van uitgaven binnen je organisatie.
Waarom is een Elari-koppeling handig?
Om met Elari aan de slag te gaan moet voor een medewerker een persoon worden aangemaakt in Elari. Dankzij de koppeling tussen je bronsysteem en Elari automatiseert HelloID dit proces. Zo weet je zeker dat een nieuwe medewerker op de eerste werkdag direct met Elari aan de slag kan en over de juiste autorisaties beschikt. Ook zorgt HelloID dat gebruikers de juiste rollen toegekend krijgen en trekt deze rol weer in indien bijvoorbeeld het dienstverband afloopt. Prettig is dat HelloID het volledige proces in een logbestand vastlegt, waardoor je altijd aan de geldende compliance-eisen voldoet.
Met behulp van de Elari-connector kan je Elari met diverse bronsystemen integreren. Denk daarbij aan:
- Visma Raet
- Active Directory/Entra ID
- AFAS
- ADP Workforce
- SAP SuccessFactors
Verderop in dit artikel lees je meer over deze integraties.
Hoe HelloID integreert met Elari
Elari koppelt als doelsysteem met HelloID. De Elari Target Connector ondersteunt zowel personen als bijbehorende rollen. De koppeling vindt plaats via een SQLite-database, waarin HelloID alle gebeurtenissen die onderdeel uitmaken van de levenscyclus van een account vastlegt. De informatie uit deze database exporteert HelloID dagelijks naar een CSV-bestand, dat Elari op zijn beurt periodiek importeert. Door het gebruik van de SQLite-database en CSV-export is een on-premises HelloID agent vereist.
Personen in Elari aanmaken en bijwerken
Dankzij de koppeling maakt HelloID voor nieuwe medewerkers die in dienst treden automatisch een persoon aan in Elari. Wijzigen de gegevens van een medewerker? Dan wijzigt HelloID deze gegevens ook automatisch in de gerelateerde persoon in Elari. Op basis van de brondata werkt de IAM-oplossing dit daarnaast bij in de lifecycle in de SQLite-database. Dagelijks vindt een full-dump van de database plaats, waarbij HelloID de gegevens via een CSV-bestand naar Elari doorzet.
Elari-rollen toekennen
HelloID bepaalt aan de hand van de brondata de rollen van een persoon. Elk actief contract van een medewerker resulteert daarbij in een aparte rol. De IAM-oplossing kan rollen automatisch toekennen.
De connector werkt via verschillende subacties. Zo wordt in de accountlifecycle van HelloID een SQLite-database gevuld, waarna HelloID deze in een geautomatiseerde taak periodiek samenvoegt en als CSV-bestand exporteert. Dit bestand leest Elari vervolgens weer in. Dit betekent dat ook aan de kant van Elari configuratie nodig is. Zo moet Elari over een import-job beschikken voor het importeren van het CSV-bestand. Ook zien we vaak de inzet van een SFTP-taak voor het automatisch transporteren van het CSV-bestand naar Elari. Elari correleert vervolgens aan de hand van het personeelsnummer een bestaande Elari-persoon met de gegevens uit het CSV-bestand.
Let op: het gaat om een complexe connector. Zo moet niet alleen HelloID op de juiste manier zijn ingesteld, maar is ook in Elari de correcte configuratie nodig. Neem daarom altijd contact met ons op voor de implementatie van de Elari-connector, waarbij wij je graag begeleiden en ondersteunen.
Gegevensuitwisseling op maat
Het is mogelijk de informatie die HelloID met Elari uitwisselt af te stemmen op de specifieke behoeften van jouw organisatie. In een persoon in Elari zijn een aantal standaardvelden aanwezig: external ID, email, achternaam, voornaam, tussenvoegsel, gebruikersnaam en geslacht. De rollen bevatten daarnaast de gebruikersnaam, organisatorische eenheid en functieprofielcode. Je bepaalt zelf welke van deze velden je wilt gebruiken.
HelloID voor Elari helpt je met
-
Versnelde accountaanmaak: HelloID merkt wijzigingen in je bronsysteem automatisch op en maakt op basis hiervan een persoon aan in Elari en kent de juiste autorisaties toe. Zo kan een nieuwe medewerker direct op de eerste werkdag met Elari aan de slag.
-
Foutloos accountbeheer: Prettig aan de koppeling tussen je bronsysteem en Elari is dat HelloID zorgt voor een foutloos proces. Zo volgt de IAM-oplossing automatisch alle vastgelegde procedures en legt daarnaast alle gebruikers- en autorisatiegerelateerde activiteiten vast in een logbestand. Je weet hierdoor zeker dat je altijd consequent te werk gaat, nooit een stap overslaat en altijd aan de geldende compliance-eisen voldoet.
-
Verbeterd serviceniveau en sterkere beveiliging: Doordat personen en autorisaties op het juiste moment beschikbaar zijn beschikken werknemers altijd over de juiste middelen en kunnen zij optimaal hun werk doen. Je verhoogt met de koppeling dan ook je serviceniveau en daarmee de gebruikerstevredenheid. Tegelijkertijd stel je zeker dat personen en autorisaties nooit ongemerkt te lang toegekend blijven. Belangrijk, want zo geef je onverhoopte aanvallers geen onnodige kansen doordat overbodige autorisaties toegekend blijven en weet je zeker dat ongeautoriseerde gebruikers nooit onbedoeld toegang houden tot Elari. De koppeling versterkt dan ook je beveiliging.
Elari via HelloID koppelen met systemen
Met behulp van HelloID kan je diverse bronsystemen aan Elari koppelen. Enkele voorbeelden van veelvoorkomende koppelingen zijn:
Visma | Raet - Elari koppeling: De koppeling tussen de oplossingen van Visma | Raet en Elari verbetert de samenwerking tussen HR en IT. Zo kan HelloID bij indiensttreding van een nieuwe medewerker automatisch een persoon aanmaken in Elari en aan deze persoon de juiste rollen koppelen, en indien nodig gegevens bijwerken.
Microsoft Active Directory/Entra ID - Elari koppeling: Dankzij de Microsoft Active Directory/Entra ID - Elari koppeling kan HelloID mutaties in Active Directory of Entra ID automatisch verwerken in Elari. Denk daarbij aan het aanmaken van een nieuw persoon voor nieuwe gebruikers, of juist het bijwerken van personen op basis van wijzigingen in Active Directory of Entra ID.
HelloID ondersteunt ruim 200 verschillende connectoren, waarmee je de IAM-oplossing van Tools4ever aan nagenoeg alle populaire bron- en doelsystemen kunt koppelen. Wil je meer weten over de mogelijkheden? Bekijk dan het volledige overzicht van connectoren op onze website.
