Was bedeutet Onboarding?

Onboarding ist der Prozess, mit dem Sie neue Mitarbeitende in die Organisation einführen. Er beginnt mit dem Kennenlernen der neuen Kolleginnen und Kollegen, umfasst jedoch darüber hinaus alles, was notwendig ist, um sich in der Funktion, der Unternehmenskultur und den Systemen zurechtzufinden. Gutes Onboarding hilft neuen Mitarbeitenden, sich schneller wohlzufühlen und in ihrer Rolle produktiver zu werden.

Warum ist Onboarding wichtig?

Onboarding ist wichtig, weil es neuen Mitarbeitenden hilft, sich schnell wohlzufühlen, ihre Rolle zu verstehen und produktiv zu werden. Gutes Onboarding erhöht das Engagement und sorgt für weniger Fluktuation. Umgekehrt ist nachgewiesen, dass Menschen bei unzureichendem Onboarding oft schon bald nach einer anderen Stelle suchen.

Wie lange dauert ein guter Onboarding-Prozess?

Ein guter Onboarding-Prozess dauert in der Regel zwischen drei und sechs Monaten. Dies gibt neuen Mitarbeitenden ausreichend Zeit, sich mit der Organisation, ihrer Rolle und ihren Kolleginnen und Kollegen vertraut zu machen. Es ist ein strukturierter Prozess aus Begleitung, Schulung und regelmäßigem Feedback und umfasst somit deutlich mehr als nur das erste Kennenlernen.

Onboarding

Onboarding: Der Schlüssel zu erfolgreichen Mitarbeitenden

Onboarding ist ein wichtiger HR-Prozess für jede Organisation. In diesem Artikel erfahren Sie, was Onboarding genau bedeutet, und finden einige Tipps zur Optimierung. Außerdem zeigen wir, wie ein professionelles Identitäts- und Zugriffsmanagement die Onboarding-Prozesse weiter verbessern kann.

Was ist Onboarding?

Onboarding umfasst alles, was neue Kolleginnen und Kollegen benötigen, um sich in einer neuen Organisation wohlzufühlen und ihre Arbeit erledigen zu können. Während des Onboardings lernt der Mitarbeitende die Unternehmenskultur, die neuen Kolleginnen und Kollegen sowie die Arbeitsabläufe kennen. Heute ist außerdem wichtig, dass sie sofort über beispielsweise einen Laptop, ein Smartphone und die passende Software verfügen. Deshalb spielen moderne IAM-Plattformen wie HelloID eine aktive Rolle im Onboarding-Prozess.

Unterschied zwischen Onboarding und Einarbeitung

Onboarding und Einarbeitung werden häufig synonym verwendet, sind jedoch nicht genau dasselbe. Die Einarbeitung konzentriert sich vor allem auf die erste Phase des Onboardings. Dabei lernen Mitarbeitende die direkten Kolleginnen und Kollegen, Aufgaben, Systeme und Arbeitsanweisungen kennen, die für eine gute Ausübung der Funktion erforderlich sind. Sie ist praxisorientiert, aufgabenbezogen und soll Mitarbeitende so schnell wie möglich produktiv machen.

Onboarding ist umfassender und konzentriert sich auf die Integration in die Organisation als Ganzes. Beim Onboarding geht es daher auch darum, die Unternehmenskultur, Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen, Unternehmenswerte und interne Prozesse kennenzulernen. Die Einarbeitung beginnt am ersten Tag und sollte so schnell wie möglich abgeschlossen werden. Onboarding ist ein Integrationsprozess, der länger andauert und bei dem Sie die Organisation immer besser verstehen lernen.

Warum ist gutes Onboarding wichtig?

In einer wissensbasierten Wirtschaft sind Mitarbeitende der wichtigste Erfolgsfaktor. So brillant Ihre Geschäftsidee auch sein mag, wenn Sie nicht die richtigen Mitarbeitenden finden und langfristig binden können, lassen sich Ihre Pläne nicht umsetzen. Gutes Onboarding sorgt daher dafür, dass neue Mitarbeitende schnell starten und zur Erreichung der Ziele beitragen können. Mindestens ebenso wichtig ist jedoch, dass Ihr Onboarding dazu beiträgt, dass Mitarbeitende bleiben möchten. Wir haben einige Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses zusammengestellt.

Vorteile eines starken Onboardings

Höhere Produktivität: Mitarbeitende verstehen ihre Rolle schneller, tragen früher zu den Ergebnissen bei und wissen eher, was von ihnen erwartet wird.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Ein gutes Onboarding steigert die Motivation neuer Mitarbeitender und fördert ihr Engagement.
Weniger Fluktuation: Onboarding verhindert, dass Mitarbeitende sich bereits nach kurzer Zeit nach einer anderen Stelle umsehen.
Stärkere Unternehmenskultur: Neue Mitarbeitende fühlen sich schneller als Teil einer Organisation mit einer klaren und überzeugenden Kultur.

Was zeichnet gutes Onboarding aus?

Mit gutem Onboarding sorgen Sie zunächst dafür, dass sich neue Mitarbeitende in der neuen Umgebung willkommen fühlen. Außerdem müssen wir neue Kolleginnen und Kollegen mit allen erforderlichen Informationen und Hilfsmitteln ausstatten, damit sie die gewünschten Aufgaben so schnell wie möglich selbstständig erledigen können. Im weiteren Verlauf sollten sie die Organisationskultur, die Ziele und die internen Werte immer besser verstehen. Effektives Onboarding ist gut strukturiert, auf die Funktion abgestimmt und schafft eine Grundlage für langfristige Motivation und Bindung an die Organisation.

Best Practices für gutes Onboarding

Daraus lassen sich einige konkrete Best Practices für das Onboarding ableiten:

Gute Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass Zugangsausweis, Arbeitsplatz, digitale Zugänge und Einführungsmaterialien am ersten Arbeitstag bereitliegen.
Herzlicher Empfang: Stellen Sie das Team vor und planen Sie eine ausführliche Kennenlernrunde. Ein digitales Mitarbeiterverzeichnis mit Fotos kann dabei erheblich helfen.
Ein Plan: Sorgen Sie für eine klare Struktur und einen Schritt-für-Schritt-Plan mit konkreten Zielen für die ersten Wochen.
Begleitung: Benennen Sie eine Mentorin, einen Mentor oder einen Buddy, der ausreichend Zeit hat und gut erreichbar ist.
Feedback: Planen Sie regelmäßige Gespräche ein, um Fortschritte zu besprechen und zusätzlichen Bedarf zu ermitteln.

Mit einem so gut organisierten Onboarding schaffen Sie Vertrauen bei neuen Mitarbeitenden und sorgen dafür, dass sie besonders schnell produktiv werden.

Häufige Fehler beim Onboarding

Schlechtes Onboarding hängt meist damit zusammen, dass seine Bedeutung unterschätzt wird. In solchen Fällen fehlen Struktur und Vorbereitung, und es wird zu sehr auf Intuition und Improvisation vertraut. Die Führungskraft hat keine Zeit, delegiert den Empfang kurzfristig an eine Kollegin oder einen Kollegen, und neue Mitarbeitende finden sich nach einer vagen Einführung an einem Schreibtisch wieder, zusammen mit einem unsortierten Stapel zu lesender Dokumente. All das unter dem Motto: „Ja, ein wenig chaotisch, aber wir sind ein tolles Unternehmen mit netten Menschen, und Sie können jederzeit alles fragen.“ Das klingt sympathisch und unkompliziert, funktioniert in der Praxis jedoch selten.

Onboarding für Remote-Mitarbeitende

Für das Onboarding von Remote-Mitarbeitenden gibt es zusätzliche Empfehlungen. Gerade bei Mitarbeitenden, die viel im Homeoffice oder bei Kunden arbeiten, müssen wir im Onboarding intensiv digitale Kollaborationssoftware einsetzen. Es gibt ein breites Angebot an digitalen Onboarding-Anwendungen, die den gesamten Onboarding-Prozess digital verwalten und den Fortschritt überwachen. Darüber hinaus können Sie moderne E-Learning-Tools nutzen, mit denen Wissen professionell vermittelt wird, abgestimmt auf den Bedarf der Mitarbeitenden und ihr bereits vorhandenes Wissen.

Mindestens ebenso wichtig ist es jedoch, gerade dieser Gruppe zusätzliche Aufmerksamkeit bei persönlichen Treffen zu widmen. Der persönliche Kontakt ist wichtig, um beispielsweise Kultur und Unternehmenswerte zu vermitteln. In Organisationen, in denen viel remote gearbeitet wird, ist es zudem entscheidend, klare Vereinbarungen über die Präsenz im Büro zu treffen. Dieser persönliche Kontakt ist für den weiteren Integrationsprozess wichtig. Wenn jedoch alle beispielsweise an unterschiedlichen Tagen anwesend sind, gelingt die Integration kaum.

Wie messen Sie den Erfolg des Onboardings?

Es ist auch wichtig, den Erfolg Ihres Onboardings aktiv zu messen. Denken Sie beispielsweise an die folgenden Punkte, die wir bereits ausführlicher in einem früheren Blog erläutert haben:

Bewerten Sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit ihrem Onboarding objektiv. Das kann manchmal unangenehm sein, ist aber auch der entscheidende Ausgangspunkt für Verbesserungen. Eine frühere Marktuntersuchung eines HR- und Payroll-Spezialisten zeigte, dass nur die Hälfte der Mitarbeitenden mit ihrem jüngsten Onboarding wirklich zufrieden war.
Erfassen Sie, wie viele Mitarbeitende beispielsweise nach sechs Monaten und nach dem ersten Jahr noch beschäftigt sind. Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Absicht zu bleiben und den Erfahrungen während des Onboardings. Die Bindungsrate ist daher ein wichtiger Leistungsindikator.
Messen Sie, wie lange es dauert, bis Mitarbeitende wirklich produktiv sind. Besonders in den primären Geschäftsprozessen, in denen produktiv gearbeitet werden muss und häufig von Natur aus eine höhere Fluktuation besteht, ist es wichtig, Mitarbeitende so schnell wie möglich selbstständig einsatzfähig zu machen.

Wie HelloID im Onboarding-Prozess helfen kann

Wir haben bereits erläutert, dass für ein erfolgreiches Onboarding alle Hilfsmittel direkt zu Beginn verfügbar sein müssen. Dazu gehören selbstverständlich physische Dinge wie ein Laptop, eine Uniform und ein Zugangsausweis. Es geht jedoch auch um den Zugriff auf die richtige Software und die erforderlichen Daten. Dies wird teilweise noch manuell geregelt, sodass Mitarbeitende oft einen zusätzlichen Tag oder sogar länger auf ihre Software und Zugangsdaten warten müssen. Das ist eine der größten Frustrationen beim Onboarding.

Alle automatisch mit der passenden Software und Ausstattung versorgen

Dies automatisieren wir mit der User-Provisioning-Funktionalität von beispielsweise HelloID. Damit stellen wir sicher, dass jeder Mitarbeitende bei Eintritt automatisch sofort über die erforderlichen Lizenzen, Konten und Zugriffsrechte verfügt. Dabei werden beispielsweise die Funktion innerhalb der Organisation und die Abteilung berücksichtigt, sodass alle direkt die richtigen Konten und Berechtigungen erhalten.

Sie können die IAM-Plattform auch direkt mit dem Service-Management-System verbinden, das beispielsweise die Ausgabe von Geräten und Ausweisen organisiert. Ihre IAM-Umgebung erstellt auf Basis der HR-Daten rechtzeitig die erforderlichen Service-Tickets, sodass am Onboarding-Tag alle Geräte, Ausweise und weiteren Arbeitsmittel bereitliegen.

Vom Onboarding zum Preboarding

Vor allem wird die Plattform zunehmend für das sogenannte Preboarding eingesetzt. Neue Mitarbeitende erhalten bereits vor dem Eintrittsdatum Zugriff auf beispielsweise E-Mail, Intranet und Unternehmensanwendungen. Selbstverständlich noch ohne Zugriff auf sensible Daten. Beim Preboarding können Sie sich in Ruhe bereits mit der neuen Abteilung, den Aufgaben und Anwendungen vertraut machen. Sie können beispielsweise auch Ihren zukünftigen Dienstplan einsehen. So erhalten Sie schon vor dem ersten Tag einen Eindruck von Ihrer neuen Arbeitsumgebung.

Möchten Sie mehr erfahren?

Möchten Sie wissen, wie die HelloID-Provisioning-Funktionen für Ihre Onboarding- und Preboarding-Pläne genutzt werden können? Mehr dazu finden Sie in diesem Blog. Und hier erfahren Sie mehr über die HelloID-Plattform.