Die IT automatisiert alles – nur sich selbst nicht

Benutzer- und Berechtigungsverwaltung: Warum Unternehmen ihre IT-Prozesse konsequent automatisieren sollten

[Bergisch Gladbach, Oktober 2026] – Während Unternehmen ihre Geschäftsprozesse zunehmend digitalisieren und automatisieren, bleibt ausgerechnet die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung in vielen IT-Abteilungen eine manuelle Aufgabe. E-Mails, Excel-Listen und Tickets bestimmen weiterhin den Alltag. Welche Risiken dadurch entstehen und wie Unternehmen die Automatisierung ihrer IT strukturiert angehen können, erläutert Jan-Pieter Giele, Geschäftsführer der Tools4ever Informatik GmbH, in einem Fachartikel in der Fachzeitschrift IT-Mittelstand.

Wenn die IT zum Flaschenhals wird

Neue Mitarbeiter benötigen Benutzerkonten und Zugriffsrechte. Bei einem Abteilungswechsel müssen Berechtigungen angepasst und beim Austritt vollständig entzogen werden. Was bei wenigen Beschäftigten noch überschaubar erscheint, wird bei Hunderten oder Tausenden Mitarbeitern schnell zur Herausforderung.

Manuelle Übergaben zwischen Personalabteilung, Fachbereichen und IT kosten Zeit und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Verspätete Meldungen können dazu führen, dass Konten länger als erforderlich bestehen bleiben oder Beschäftigte über Berechtigungen verfügen, die sie für ihre aktuelle Aufgabe nicht mehr benötigen.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen. Unternehmen müssen nachvollziehbar darlegen können, wer auf welche Systeme zugreifen darf, warum eine Berechtigung vergeben wurde und wann sie wieder entzogen wird.

Automatisierung beginnt mit klaren Prozessen

In seinem Fachartikel zeigt Jan-Pieter Giele, warum die Einführung einer Software allein nicht ausreicht. Der erste Schritt besteht darin, bestehende Abläufe für Eintritte, Rollenwechsel und Austritte transparent zu machen und Verantwortlichkeiten zu klären.

Eine zentrale Rolle spielt dabei das Personalmanagement: HR-Daten bilden die Grundlage für eine regelbasierte Benutzerverwaltung. Ergänzend hilft Role Mining, bestehende Berechtigungen mit den tatsächlichen Aufgaben und Organisationsstrukturen abzugleichen. Daraus lässt sich schrittweise ein passendes Rollenmodell entwickeln.

Auch die regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen ist entscheidend. Durch etablierte Rezertifizierungsprozesse können Unternehmen erkennen, welche Zugriffsrechte weiterhin benötigt werden und welche entzogen werden sollten.

KI macht bestehende Berechtigungsprobleme sichtbarer

Eine zusätzliche Herausforderung entsteht durch den Einsatz von KI-Assistenten. Diese greifen auf die Informationen zu, für die der jeweilige Benutzer berechtigt ist. Sind zu viele oder veraltete Berechtigungen vorhanden, können auch KI-Anwendungen auf Informationen zugreifen, die für die aktuelle Aufgabe nicht erforderlich sind.

Damit wird eine saubere Benutzer- und Berechtigungsverwaltung zu einer wichtigen Grundlage für den kontrollierten Einsatz von KI.

Schritt für Schritt zu einer automatisierten Benutzerverwaltung

Unternehmen müssen nicht sämtliche Prozesse und Systeme gleichzeitig umstellen. Ein pragmatischer Einstieg besteht darin, das HR-System als führende Datenquelle anzubinden, ein erstes Zielsystem wie Active Directory oder Microsoft Entra ID zu automatisieren und anschließend weitere Anwendungen einzubeziehen.

„Die IT-Abteilung muss jene Automatisierung konsequent umsetzen, die sie für andere Unternehmensbereiche längst vorantreibt.“

Diese Aussage fasst den Kerngedanken des Fachartikels zusammen.

Den vollständigen Fachartikel von Jan-Pieter Giele finden Interessierte in der Ausgabe 10/2026 von IT-Mittelstand.

Über Tools4ever

Tools4ever unterstützt Unternehmen mit Identity- und Access-Management-Lösungen dabei, Benutzerlebenszyklen, Zugriffsrechte und administrative IT-Prozesse effizienter und nachvollziehbarer zu gestalten.

Quellenhinweis:
Der Fachartikel „Die IT automatisiert alles – nur sich selbst nicht“ von Jan-Pieter Giele, Geschäftsführer der Tools4ever Informatik GmbH, erschien in IT-Mittelstand, Ausgabe 10/2026.