Automatisieren ja – aber bitte nicht ohne die IT

Automatisieren ja – aber bitte nicht ohne die IT

Warum die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung in vielen Unternehmen noch immer manuell läuft – und wie sich das ändern lässt

[Bergisch Gladbach, November 2026] – Produktion, Buchhaltung und Vertrieb: In vielen Unternehmen sind zentrale Geschäftsprozesse längst automatisiert. Ausgerechnet die IT-Abteilung, die diese Automatisierung häufig erst möglich macht, verwaltet ihre eigenen Routinen jedoch oft noch per Ticket, E-Mail und Excel-Liste. Das kostet Zeit, bindet Ressourcen und kann zum Sicherheitsrisiko werden.

In seinem Fachartikel „Automatisieren ja – aber bitte nicht ohne die IT“ im Industrieanzeiger beleuchtet Jan Pieter Giele von Tools4ever, warum die Benutzer- und Berechtigungsverewaltung in vielen Unternehmen ein blinder Fleck der Digitalisierung bleibt. Im Mittelpunkt stehen seine Erfahrungen und Empfehlungen.

Besonders kritisch wird die manuelle Verwaltung, wenn Unternehmen wachsen und immer mehr Mitarbeitende, Rollen und Anwendungen berücksichtigen müssen. Ein- und Austritte, Abteilungswechsel oder externe Kräfte führen zu zahlreichen Änderungen. Werden diese nicht vollständig und rechtzeitig verarbeitet, entstehen überholte Konten und Berechtigungen, die niemand mehr benötigt oder fachlich begründen kann.

Der Artikel beschreibt sieben typische Fallstricke auf dem Weg zur automatisierten Benutzerverwaltung. Dazu gehören unzureichend analysierte Prozesse, falsche Datenquellen, historisch gewachsene Berechtigungsstrukturen und der Anspruch, vor Projektbeginn ein perfektes Rollenmodell entwickeln zu müssen. Auch das Thema Permission Creep – also das Ansammeln nicht mehr benötigter Zugriffsrechte – wird aufgegriffen.

Ein weiterer Blick gilt dem Einsatz von KI: KI-Assistenten greifen auf die Berechtigungen ihrer jeweiligen Nutzer zurück. Bestehende Altlasten in der Rechtevergabe können dadurch plötzlich sichtbar und zu einem akuten Compliance-Risiko werden. Deshalb empfiehlt Giele, Berechtigungsstrukturen aufzuräumen, bevor KI-Assistenten produktiv eingesetzt werden.

Schrittweise statt perfekt starten

Der Fachartikel zeigt, wie Unternehmen pragmatisch vorgehen können: Zunächst sollten sie ihre bestehenden Prozesse für Eintritt, Wechsel und Austritt dokumentieren und das HR-System als führende Datenquelle einbinden. Anschließend lassen sich vorhandene Berechtigungen analysieren, Rollenmodelle entwickeln und erste Zielsysteme automatisieren. Ausnahmen können weiterhin über Tickets oder Self-Service-Workflows gesteuert werden. Auch die regelmäßige Rezertifizierung sollte von Anfang an mitgedacht werden.

Die zentrale Botschaft: Automatisierte Benutzer- und Berechtigungsverwaltung ist kein isoliertes IT-Projekt. Sie braucht klare Prozesse, verlässliche Daten und die Zusammenarbeit von IT, HR und Fachbereichen.

Quellenhinweis:
Der Beitrag „Automatisieren ja – aber bitte nicht ohne die IT“ ist am 28. Oktober 2026 im Industrieanzeiger online erschienen.