Return On Investment (ROI) voor geautomatiseerd user account beheer

Op deze pagina wordt een overzicht gegeven van de aspecten waar User Management Resource Administrator (UMRA) een besparing kan realiseren. Tevens wordt een handreiking geboden voor het opstellen van een ROI voor de aanschaf van UMRA. Op verzoek kan Tools4ever meer informatie aanbieden op het gebied van cijfermatige ervaringsgegevens. Tools4ever heeft ook concrete ROI templates (Word + Excel) beschikbaar waarmee een eerste start gemaakt kan worden voor het opstellen van een ROI voor uw organisatie. De doelstelling is om te bepalen of het toepassen van een Identity Management oplossing positief bijdraagt aan het bedrijfsresultaat van uw organisatie.
Lees meer over de ervaringscijfers van onze klanten.

Directe besparing door toepassen UMRA

Deze categorie van besparingen is eenvoudig in kaart te brengen en levert op korte termijn een besparing op voor de organisatie. De besparing is direct verbonden aan de introductie van UMRA en de besparing is meteen zichtbaar na de ingebruikname van UMRA. Voor het doorberekenen van de feitelijke besparing kan als input gebruik gemaakt worden van statistische gegevens vanuit het helpdesksysteem (aantal calls, lengte calls, aantal betrokken medewerkers, etc.). Per besparingscategorie is een indicatie van de te verwachte besparing aangegeven. De indicatie is gebaseerd op de ervaringscijfers en feedback van de klanten van Tools4ever in Nederland. Let op dat meestal niet iedere besparing voor 100% meetelt, sommige organisaties hebben meer profijt van een besparing dan dat een andere organisatie dit zal hebben.

• Minder ICT personeel
  De inspanning voor het beheren van user accounts wordt aanzienlijk gereduceerd. Gemiddeld duurt het aanmaken van een user account 20 minuten, met UMRA wordt dit gereduceerd tot 2-3 minuten of worden wijzigingen geheel automatisch doorgevoerd. Hetzelfde geldt voor het wijzigingen van accounts, unlock/reset password, aanpassen groeplidmaatschappen (applicaties/security), verwijderen van accounts, aanpassen van accounts, etc.
  Gemiddelde besparing: 1 helpdesk fte per 4.000 medewerkers.
  
  Lees meer over de ervaringscijfers van onze klanten.
• Snellere service
  Met de introductie van UMRA wordt de doorlooptijd vanaf aanvraag vanuit de organisatie tot en met het daadwerkelijk wijzigen van het user account korter. Met UMRA wordt de communicatie rondom een wijziging tot met het feitelijk doorvoeren van een wijziging volledig geoptimaliseerd. UMRA biedt met Self Service en Workflow Management de optie aan managers en eindgebruikers om via webformulier een verzoek in te dienen. Het verzoek kan vervolgens volledig geautomatiseerd doorgevoerd worden óf verder verwerkt worden door de helpdesk. In het laatste geval ontvangt de helpdesk in ieder geval een gestandaardiseerd en goedgekeurd verzoek. De helpdesk kan nu zelfstandiger, sneller en zonder fouten de wijzigingen kan doorvoeren. De benodigde tijd die nodig is voor het herstellen van fouten door systeembeheer en de gevolgen voor de organisatie worden overigens vaak sterk onderschat.
  Gemiddelde besparing: €15,-/jr. per medewerker door verhoging productiviteit.
• Lager gekwalificeerd personeel
  Door de introductie van een eenvoudige en veilige interface van UMRA is er lager gekwalificeerd (systeem technisch) personeel nodig om account beheer uit te voeren. Complexe handelingen zoals het aanmaken van een user account, verplaatsen user account, hernoemen i.v.m. scheiding van account, aanpassen rechtenstructuur wordt heel erg sterk vereenvoudigd en kan uitgevoerd door personeel zonder enige IT-kennis.
  Gemiddelde besparing: ½ senior systeembeheerder per 4.000 medewerkers.
• Besparing van licentiekosten
  Het is gangbaar dat medewerkers meer applicaties tot hun beschikking hebben dan dat ze daadwerkelijk gebruiken. De licentiekosten voor een organisatie zijn hiermee hoger dan dat ze daadwerkelijk zouden moeten zijn. De vervuiling in toegekende licenties ontstaat om verschillende redenen: medewerkers vragen wel zaken aan maar geven deze nagenoeg nooit meer terug, een nieuwe medewerker krijgt de applicaties toegekend op basis van het profiel van een collega medewerker (copy user), de directe manager heeft geen overzicht van de daadwerkelijk toegekende applicaties voor haar/zijn medewerkers, etc. Middels UMRA is het mogelijk om het licentiebeheer te stroomlijnen en alleen de applicaties toe te kennen die daadwerkelijk nodig zijn.
  Gemiddelde besparing: 10% reductie in licentiekosten.
• Besparing resources van ex-medewerkers
  Het is gangbaar dat een netwerk 3% tot 10% vervuild is met inactieve user accounts indien een organisatie geen sluitende uitdienstprocedure heeft met betrekking tot medewerkers (loondienst, freelance, uitzendkrachten, interimmers, etc.) die de organisatie verlaten. Zolang een user account aanwezig blijft in het netwerk lopen de kosten voor opslag (home directory en mailbox data) en licenties gewoon door. Naast het onnodig verbruik van resources heeft een inactief user account ook een beveiligingsrisico (indirecte besparing). Door het koppelen van contractinformatie uit het HR/PZ Systeem met de user accounts in het netwerk is deze besparing eenvoudig te realiseren. Gemiddelde besparing: 3% reductie in opslag-, backup- en licentiekosten.
  
  Lees meer over de ervaringscijfers van onze klanten.

Indirecte besparing door toepassen UMRA

De indirecte besparing is niet onmiddellijk zichtbaar met de introductie van UMRA en is ook minder gemakkelijk uit te drukken in financiële besparingen. Meestal wordt de schade zichtbaar bij incidenten. De financiële gevolgschade van een te voorkomen incident kan overigens wel behoorlijk oplopen.

• Beperktere verspreiding van Admin rechten
  Zonder een tool als UMRA heeft iedere medewerker die zich bezighoudt met user account beheer relatief veel rechten nodig in het netwerk. Met deze rechten kan een medewerker van de helpdesk alles bekijken en veranderen in het netwerk, bijvoorbeeld de mailbox bekijken van de directeur of de salarisgegevens van de medewerkers. Door het toepassen van UMRA is het mogelijk om de rechten te minimaliseren en komen incidenten minder vaak voor. Met UMRA kan een helpdesk medewerker alléén zijn eigen taken uitvoeren en daarnaast niets anders.
• Auditing en Logging
  UMRA biedt auditing en logging functionaliteit waarmee alle activiteiten in het netwerk gelogd en bekeken kunnen worden. Het is mogelijk om exact te bepalen wie, wat en waneer gedaan heeft in het netwerk. Hiermee is het mogelijk om eenvoudiger recherche werk te verrichten naar de oorzaak van incidenten. Een andere toepassing is de beschikbaarheid van stuurinformatie waarmee helpdesk taken efficiënter worden ingericht. Bovenal biedt UMRA de mogelijkheid om te voldoen aan allerlei compliancy wetgevingen zoals NEN7511, HZ, SOX, HIPAA. UMRA is in Nederland een aantal keer succesvol ge-audit door consultancy bedrijven zoals KPMG, Deloitte Touche, etc.
• Professionelere uitstraling van de IT-afdeling
  De verzoeken van de helpdesk worden sneller en foutloos afgehandeld. Het Service Level wordt hiermee verhoogd en geeft een professionelere uitstraling naar (eind)gebruikers.
• Active Directory wordt meer-en-meer centraal gesteld, bijvoorbeeld voor Sharepoint
  De algemene trend op ICT gebied is dat de Active Directory steeds meer dient als centrale administratie systeem voor authenticatie en autorisatie van systemen en applicaties in het netwerk. Via een LDAP koppeling wordt dan vaak informatie uitgewisseld. Gangbare koppelingen zijn: helpdesk (TOPdesk), Facility Management (Planon), Telefooncentrale, Intranet (Sharepoint). Sharepoint komt in dit verband steeds vaker voor. Organisaties willen het uitwisselen van informatie voor medewerkers vereenvoudigen en zetten hier steeds vaker Sharepoint voor in. Eén van de sub-projecten bij de invoering van Sharepoint is het organiseren van de autorisatie (wie-heeft-toegang tot wat). Door de afhankelijkheid van Active Directory stijgt de beheerslast op de Active Directory en is de koppeling met een PZ/HR systeem vaak noodzakelijk.