Phase 4 : Gestion du workflow et self-service

Dans les phases précédentes, les tâches de gestion des comptes utilisateurs ont été consignées en détail dans des formulaires électroniques. Ce processus a été en grande partie automatisé via un lien vers le système RH et l'enrichissement des comptes utilisateurs a été délégué au service support informatique ou à différentes instances de l'entreprise. Logiquement, l’étape suivante consiste à ajouter la gestion du workflow et du self-service, cette étape permettant de placer le manager et le collaborateur au centre du processus de gestion des utilisateurs.

Demander, contrôler et approuver de nouvelles fonctionnalités

La gestion du workflow et du self-service offre à l’entreprise la possibilité de demander, de contrôler et d’approuver de nouvelles fonctionnalités et d’implémenter les modifications sur le réseau de manière autonome. Du fait de la mise en œuvre phasée, les procédures et les options d’entrée des informations ont été définies dans la solution UMRA, garantissant ainsi la simplicité de son déploiement dans l’entreprise.

La solution UMRA prend en charge une gamme étendue de systèmes (service support informatique, infogérance, RH, etc.). De ce fait, il est possible d’appliquer la gestion du workflow et le self-service non seulement à la gestion des comptes utilisateurs, mais également à d’autres processus de provisionnement de services.

L’utilisation de la gestion du Workflow et du self-service offre les possibilités suivantes :

• L’aspect des formulaires de gestion du workflow et de self-service peut être adapté à l’aspect existant sur un portail Web interne de manière à rendre transparents les deux types de formulaires pour les utilisateurs finaux.


• Pour qu’une modification soit appliquée, le manager responsable (ou le propriétaire de la ressource), doit d’abord l’approuver. Les informations sur le demandeur, la demande elle-même, le moment de l'approbation et l’approbateur sont tous consignés dans un journal des opérations, avec leurs données afférentes.


• Un approbateur peut être autorisé à déléguer certaines tâches à un assistant.


• Le délai d’exécution maximum pour une demande peut être indiqué par type de demande et/ou adapté par le demandeur lui-même.


• Un approbateur peut être autorisé à rejeter une demande et à la renvoyer au demandeur ou à la transmettre à un autre approbateur.


• Le système de gestion du workflow et de self-service fournit par défaut une interface contenant les informations hiérarchiques du système RH, ce qui permet de déterminer de manière automatique quel approbateur doit intervenir sur telle ou telle demande.


• Les choix opérés dans le système de gestion du workflow et de self-service sont, autant que possible, liés aux systèmes source dans lesquels les modifications doivent être effectuées. Par exemple, pour le choix d’un intitulé de fonction, la liste de ces intitulés est chargée automatiquement à partir du système RH.