HRM Connector, das Personalsystem als Datenquelle (3)

Erhöhte Datenqualität und -aktualität dank Auto Provisioning

Bei den meisten Unternehmen wird die IT-Abteilung schlecht, zu spät oder überhaupt nicht über Änderungen im Personalsbestand informiert. Das kann große Sicherheitsrisiken mit sich bringen, wie z.B. Mitarbeiter, die aus dem Dienst ausgeschieden sind, aber immer noch Zugang zum Unternehmensnetzwerk haben.

Eine gute Quelle für Ihr Identity Management ist das HRM-System, weil die Datenqualität und Datenaktualität hier zwangsläufig sehr hoch ist. Sehen Sie die Animation zu UMRA-Autoprovisioning:

Automatisch Benutzerkonten synchronisieren

Mit UMRA ist es möglich, Daten automatisch zwischen dem HRM-System (wie z.B. SAP HRM, Peoplesoft, Beaufort) und den Benutzerkonten im Netzwerk zu synchronisieren. Eine Änderung im HRM-System, wie z.B. eine Namensänderung, Funktionsänderung, Attributänderung oder Ausscheiden aus dem Dienst, wird durch UMRA gefunden und die entsprechend notwendige Aktion wird unternommen (Konto sperren, OU umziehen, Attribut ändern, Meldung an Anwendungsadministratoren, etc.).

“Die Grundidee dieser Vereinheitlichung ist es, die vorhandenen Stammdaten aller Mitarbeiter aus der SAP Personalverwaltungssoftware auch für die Rechtevergabe im Active Directory zu nutzen.”

Marco Levenhagen, Manager IT APS Administration und SAP HCM Systembetreuung bei DAIICHI SANKYO mehr

Einer von vielen Anbindungen: die Schnittstelle für SAP HCM

Die Vorteile einer automatisierten Verbindung zwischen Quellsystem und Zielsystem sind vielfältig:

Kürzere Durchlaufzeit zum Anlegen von Konten

Änderungen im HR-System (Eintritt/Austritt, Funktionsänderungen, Änderungen in den Kontaktdaten) werden von der Abteilung P&O sicher und sachkundig gepflegt. Durch das Anbinden des HRM-Systems werden Änderungen direkt, vollständig und korrekt in weiteren Systemen durchgeführt. Am ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters ist das Benutzerkonto mit den richtigen Sicherheitseinstellungen in Übereinstimmung mit seinem Funktionsprofil auf allen Plattformen und in allen Anwendungen, angelegt.

Hohe Datenaktualität und Datenqualität

Durch das Anbinden des HRM-Systems an Benutzerkonten im Netzwerk werden Änderungen zeitnah, korrekt und vollständig in allen Systemen durchgeführt. Derzeit ist dies oft eine Prozedur mit von Hand verfassten Emails oder regelmäßig wiederkehrenden Reports, in denen schnell Fehler und Verzögerungen auftreten können.

Workflow-Management

Im HRM-System sind reichlich Informationen vorhanden, um die Übertragung von Benutzerverwaltungs-Aufgaben in Richtung der Organisation zu ermöglichen. Weil im HRM-System z.B. eine gegenseitige Verbindung zwischen Manager und Mitarbeiter besteht, ist es möglich, einen Manager per Email über ein neu angelegtes Konto mit den exakten Details des betreffenden Mitarbeiters zu informieren. Der Manager kann den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag in die Anmeldeprozedur(en) und die Verhaltensregeln im Netzwerk einweisen. Der Manager hat auch die Möglichkeit für seine eigene Mitarbeiter, die Einstellungen des Benutzerkontos des neuen Mitarbeiters um spezielle Einstellungen wie Netzwerk- und Anwendungsrechte, Zugang zu Anwendungen und Updates von bestimmten Attributen zu erweitern.