Workflow-Management & Self Service (4)

Weil viele Anfragen einen Genehmigungsprozess durchlaufen müssen, ist Workflow Management (WFM) in Kombination mit Self-Service (SS) unverzichtbar für moderne Unternehmen und Organisationen.

Tools4ever bietet lückenlose Workflow- und Self-Service-Möglichkeiten für die Verwaltung von Benutzerkonten.

Durch Workflow Management und Self Service können Mitarbeiter selbst Ressourcen anfordern, kontrollieren und bestätigen. Die Änderungen werden gemäß vordefinierter Regeln in UMRA im Netzwerk durchgeführt.

“Wir führen die Beantragung durch die Fachabteilungen einfach mit UMRA durch und können damit die gesamte Softwareverteilung regeln, egal um welches Programm es geht.”

Thomas Kloppenburg, Leiter der IT in Paderborn

Weiterhin unterstützt UMRA eine Reihe von Helpdesk, Facility-Management, HRM und anderen Systemen. Hierdurch ist es möglich, Workflow Management und Self Service nicht nur für die Verwaltung von Benutzerkonten anzuwenden, sondern auch für vielerlei anderer Dienstleistungsprozesse.

Workflow Management und Self Service bieten u.a. folgende Optionen:

• Nahtlose Integration: Es ist möglich, das Design der Formulare in WFM und SS an das bereits bestehende Design des Webportals anzupassen. Der Endbenutzer sieht dadurch keinen Unterschied zwischen Webportal und Formularen.


• Autorisierung: Bevor eine Änderung durchgeführt wird, hat der verantwortliche Manager (oder Ressourcen-Eigentümer) diese immer zu genehmigen. Details über den Antragsteller, die Anfrage, den Zeitpunkt der Genehmigung und den dafür Verantwortlichen werden in einem Audit-Log festgehalten.


• Statusberichte: Der Status der Anfrage ist für den Antragsteller immer sichtbar. Ist der Workflow abgeschlossen wird der Antragsteller automatisch informiert.


• Eskalation: Die maximale Durchlaufzeit einer Anfrage kann für jeden Anfragetyp angegeben und/oder vom Antragsteller selbst angepasst werden. Wird ein Antrag nicht rechtzeitig bearbeitet, startet automatisch ein Eskalationsprozess.


• Delegation: Es ist möglich, dass ein für die Genehmigung Verantwortlicher (eine Anzahl von) Aufgaben an einen Assistenten überträgt.


• Daten dynamisch aus dem HRM-/ORG-System: Da eine Organisation ständigen Änderungen unterworfen ist, ändern sich die Personen, die den Antrag genehmigen müssen regelmäßig. Ein aktueller Stand dieser Änderungen ist wichtig für die Durchlaufgeschwindigkeit des Workflows und der Zuverlässigkeit des Genehmigungsverfahrens. Diese Informationen sind oft in einem HRM- oder ORG-System vorhanden und aktuell. Das Workflow System kann Informationen zu den Vorgesetzten per Schnittstelle dynamisch aus z.B. dem HRM/ORG-System beziehen. Eine zusätzliche Verwaltung von Konfigurationsdaten innerhalb des Workflow Management-Systems ist somit überflüssig.


• Daten dynamisch aus dem Zielsystem: Die Auswahlmöglichkeiten, die in dem Workflow verfügbar sind, sind soweit wie möglich an das Zielsystem gekoppelt, in dem die Änderungen letztendlich durchgeführt werden. Zum Beispiel wird beim Auswählen der Rollen im SAP-System die Liste mit verfügbaren Rollen dynamisch aus dem SAP-System geladen. Eine zusätzliche Verwaltung von Konfigurationsdaten innerhalb des Workflow Management-Systems ist somit überflüssig.