Identity Management: Effiziente Benutzerverwaltung für Städte und Schulen

Referenzbericht: Stadtverwaltung Rapperswil-Jona

Das schweizerische Rapperswil-Jona ist eine lebendige und vielseitige Stadt mitten in der außerordentlich reizvollen Landschaft des oberen Zürichsees mit 26.000 Einwohnern. Dabei gilt die Seepromenade von Rapperswil mit ihrer mediterranen Ferienstimmung als Riviera des Zürichsees. Der Stadtverwaltung obliegt die Verwaltung der Schulen der Stadt.

Verwaltungsaufwand begrenzen durch Automatisierung

Klassenzugehörigkeit und Lehrer eines Schülers wechseln in jedem Semester und die kompletten Benutzerkonten aller 3.500 Schüler erfordern daher regelmäßige Änderungen. Wichtig ist dabei auch eine fehlerlose Rechtevergabe für Laufwerke oder Maillisten, wie Mario Göldi, ICT-Leiter in Rapperswil-Jona erläutert. „Kein Schüler soll beispielsweise auf Verzeichnisse mit Noten zugreifen können.“ Die Herausforderung dabei: Alle Daten von Lehrern und Klassen verwaltet die Stadt mit einer Fremdsoftware. Diese Daten gilt es daher, vor jedem Semester zu aktualisieren.

Mit Hilfe von UMRA kann die ICT-Abteilung um Mario Göldi nun die Benutzerverwaltung weitgehend automatisieren und alle Daten per Knopfdruck auf den neuesten Stand bringen. „Wir weisen die entsprechenden Daten und Rechte mit Hilfe von UMRA automatisch zu und generieren damit sehr schnell die neuen Listen für das jeweilige Semester.“ Dabei haben die Schweizer in Zusammenarbeit mit den Entwicklern von Tools4ever großen Wert auf schlanke Prozesse gelegt: Falls ein Schüler wechselt, wird beispielsweise der Account einfach verschoben, anstatt ihn zu löschen. Göldi ist begeistert von der Unterstützung durch UMRA: „Zuvor brauchten wir für einen Semesterwechsel etwa 14 Arbeitstage, jetzt noch 5 Minuten.“

Aufgaben ohne Unterstützung der ICT-Abteilung erledigen

In Rapperswil-Jona regelt UMRA die Berechtigungen für das Dateisystem, die Exchange-Lösung sowie das Active Directory. Aufwändige Arbeiten konnte Göldi damit automatisieren. „Die Folge ist ein geringerer Personalaufwand, ohne UMRA bräuchte ich zwei Leute mehr.“ Unterstützung erhält Göldi von 15 Lehrern, die als sogenannte Superuser fungieren. Diese verfügen über besondere Rechte bei der Accountverwaltung und können eine ganze Reihe von Standardaufgaben ohne Unterstützung der ICT-Kollegen erledigen, etwa das vergessene Passwort eines Schülers neu vergeben. Wichtig war für Göldi, dass hierfür keine besonderen IT-Kenntnisse nötig sind. „Deshalb haben wir zusammen mit Tools4ever benutzerfreundliche Webformulare konzipiert, die nur wenige Angaben wie Name, Klasse oder Lehrkräfte enthalten.“ Mit deren Hilfe erledigen die Superuser ihre Aufgaben ohne Unterstützung von Göldis Abteilung.

Notenverwaltung und Controlling erleichtern

Dank flexibler Konfigurationsmöglichkeiten unterstützt UMRA über die Schülerverwaltung hinaus auch weitere Aufgaben des ICT-Bereichs. So administriert die Schulverwaltung die Noten mit einem Zeugnisverwaltungsprogramm – Grundlage dafür sind aktuelle Daten der Schüler. Um diese schnell und ohne weiteren Aufwand liefern zu können, greift Göldi auf UMRA zurück. „Bei der Erstellung dieser Liste fungiert UMRA als Schnittstelle zwischen den aktuellen Daten aus der Schülerverwaltung und der anzupassenden Liste für die Benotung.“

Der dritte wichtige Anwendungszweck für UMRA bei der Stadtverwaltung ist das Controlling. Früher mussten IT-Kollegen und Superuser Rechte direkt im System ändern. „Dadurch konnten wir nicht alle Eingriffe protokollieren und die Nutzer mussten direkt auf die Registry zugreifen“, erläutert Göldi. Dank UMRA erfolgen Änderungen nun per Web-Interface und die Superuser benötigen keinen Zugriff mehr auf die Administrationsserver. Weil UMRA zudem alle Änderungen protokolliert, lassen sich Abläufe bei Beschwerden oder Unstimmigkeiten leicht nachvollziehen.

Schrittweise Implementierung

Die Implementierung erfolgte stufenweise. Die Spezialisten von Tools4ever haben UMRA anhand des Pflichtenheftes implementiert. Dieser Prozess dauerte lediglich etwa 4 Wochen. „Wenn unsere Vorbereitungen noch exakter gewesen wären, hätten wir sogar diese kurze Zeit noch unterschritten“, erklärt Göldi mit einem Augenzwinkern. Als wichtig erwies sich im Lauf der Implementierung, dass sich Ergänzungen oder Erweiterungen leicht umsetzen lassen. „Sogar nicht dokumentierte Fälle haben wir problemlos nachträglich umgesetzt.“, freut sich Göldi. „Ebenso wird die Verwaltung für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung bald integriert.“